Cloud Gruopware - Gestão do conhecimento
CLOUD GROUPWARE - Gestão do Conhecimento
O conceito de CLOUD se popularizou com a implantação da computação em nuvem. Esta referência se baseia na utilização de memória, capacidade de armazenamento e aplicações num estado fora das organizações, e que permitem compartilhamento e interligação por meio do universo INTERNET.
Ao invés de se utilizar estrutura própria, com administração e controle do servidor, localmente, a organização opta em colocar em servidor externo, com acesso via Internet. Assim o acesso pelos seus indivíduos da organização pode ser realizado de qualquer parte do mundo e em qualquer momento do dia ou da noite, não dependendo mais da organização para disponibilizar informações.
A utilização da palavra nuvem significa apenas que o conceito e todos os seus equipamentos, sistemas e aplicações estão noutro lugar, fazendo uma apologia a nuvem que se movimenta para qualquer lugar.
A expressão GROUPWARE foi criada no meio tecnológico e significa trabalho em grupo. A ideia de várias pessoas trabalhando um determinado assunto com a ajuda de equipamentos de informação e comunicação auxiliando a conexão dessas várias pessoas.
Com o advento dos computadores, as palavras software e hardware foram introduzidos para explicar a parte mecânica dos computadores das partes invisíveis como a programação, a lógica, a produção de soluções de comunicação e informação. Posteriormente o uso da palavra PEOPLEWARE foi criado para dar um nome ao grupo de pessoas que trabalham com computadores. De PEOPLEWARE para GROUPWARE, foi mais um avanço nos conceitos que agora pressupõe um grupo de pessoas conectadas por redes de informação e comunicação e que colaboram entre si para um objetivo comum.
Antes de entendermos o conceito de CLOUD GROUPWARE é preciso explicar como as organizações se estruturam e administram seus ativos. Dentro das organizações existem os grupos formais chamados de DEPARTAMENTOS. Estes departamentos são criados conforme as necessidades de se seguir o fluxo de informações e comunicação. Existem vários departamentos e seções dentro das organizações. Cada um deles possui suas atribuições com relação ao movimento de processos, procedimentos, pessoas, produtos, insumos, e serviços.
Mas além desses grupos formais dentro das organizações, existem os chamados grupos informais, que a moderna gestão empresarial chama de COMUNIDADES DE PRÁTICA. As comunidades de prática são grupos de pessoas que se unem em torno de um mesmo objetivo ou interesse. Buscam entre outras tarefas a melhoria do que fazem, procurando soluções dos problemas e interagindo uns com os outros na promoção de criar uma sinergia na organização.
Este conceito foi introduzido quando se passou a estudar o capital social das organizações. As comunidades de prática exercem forte influência nas redes de relações sociais internas promovendo a aquisição do conhecimento.
Entre suas características pode-se destacar: os membros são aceitos nestas comunidades por exercerem identidade por afinidade ou conhecimento de algum processo. Em geral as comunidades não são oficiais e exercem seus domínios na informalidade. Com forte apelo à interatividade e colaboração, as comunidades de prática em geral buscam tratar de problemas de difícil solução para os grupos formais.
Os grupos informais, ou comunidades de práticas podem ter membros de diversas outras comunidades, mas em geral seus membros participam de uma ou duas comunidades. Como são grupos extra-oficiais não possuem estruturas fixas e são altamente voláteis, mudando com relativa periodicidade de comando ou de lideranças genuinamente constituídas. A função dos grupos informais é hoje considerada pelas grandes organizações como sendo de suma importância, e estudos estão sendo realizado para se ter um melhor diagnóstico quanto a sua contribuição para o sucesso ou insucesso das gestões administrativas.
Segundo as teorias da criação do conhecimento nas organizações através dos estudos de Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi com relação ao conhecimento tácito, e dos trabalhos de Thomas Davenport e Laurence Prusak, com relação ao conhecimento explícito, o conhecimento é percebido através das interações ocorridas entre os indivíduos. Desses encontros de indivíduos a comunicação se dá basicamente pela troca de conhecimentos tácitos que cada um de nós trás de experiências e vivências passadas em outros momentos. Dessas trocas nascem os desejos dos indivíduos traduzidos em ideias que as comunidades de prática atentamente observam, catalogam e levam para as reuniões das comunidades para serem debatidas e estudadas.
Após isso, esses desejos agora transformados e estruturados em ideias são colocados em formatos didático-pedagógicos, para se transformarem em cursos, workshops, seminários, para todos os indivíduos da organização. Estes encontros formais são chamados de conhecimentos explícitos porque os indivíduos aprendem formalmente algum conceito ou orientação.
Mais uma vez os indivíduos questionam as novas informações, internalizam e reconstroem em conhecimento tácito. Ao se agruparem, os indivíduos debatem novamente os novos pareceres e formalizam novas ideias que serão novamente debatidas pelas comunidades de prática que por sua vez transformam em novas plataformas de saber explícito.
E é nesta espiral do conhecimento compreendido pelos autores orientais, que surge a matriz IDMBaC. Nesta matriz explica bem como se dá o conhecimento dentro das organizações. Em linhas gerais, os indivíduos trocam informações, através de espaços de aprendizagens onde os indivíduos trocam estas experiências e aprendem os conceitos disponibilizados. Esta disciplina segue um método intitulado SECI (SOCIALIZAÇÃO, EXTERNALIZAÇÃO, COMBINAÇÃO E INTERNALIZAÇÃO), quando as informações trocadas pelos indivíduos chegam aos grupos formais da organização, logo são discutidos pelos canais estruturais da organização e colocados em disponibilidade através dos recursos conhecidos para se transformarem em conhecimento explícito.
A criação do conhecimento então pode ser observada no contexto capacitante que está no conjunto das condições favoráveis que a organização cria para potencializar as aprendizagens e conseqüentemente a cultura como um todo.
Mas para que as trocas possam existir entre os indivíduos, organizações no mundo inteiro, primeiro nos países orientais, e depois no ocidente, perceberam que era necessária a criação de espaços empresariais que permitissem aos indivíduos trocarem experiências e, sobretudo aprenderem uns com os outros. Assim, a formação de um ambiente para a criação do conhecimento. Normalmente todos os ambientes da organização são propícios as trocas. Mas em alguns ambientes as trocas são realizadas com maior vigor e propósito: salas de estar, sala de jogos, entretenimento, e outros.
As empresas ocidentais compreenderam o uso e a importância de (Ba), e criaram uma após a outra, as universidades corporativas, um local onde são discutidos e disseminados com grande velocidade a informação e conhecimento.
Entretanto a criação do conhecimento é um processo longo que não pode ser interrompido, e envolve mudança de cultura da organização e não apenas de ferramentas tecnológicas, ou de lugares (Ba) que permitam essas ações. As comunidades de prática por serem formadas por grupos informais, não possuem mecanismos diretos de tomada de decisão, enfraquecendo muitas vezes as contribuições trabalhadas. Surge, portanto, a figura na organização dos TIMES INFORMAIS constituídos por indivíduos de todos os escalões da organização com poder para atuar em todos os segmentos. A esses times que este autor denomina de CLOUD GROUPWARE.
CONCEITO DE CLOUD GROUPWARE
CLOUD GROPUWARE é um grupo de indivíduos denominados de TIMES INFORMAIS, porque não estão legalmente na estrutura organizacional, mas que aparece para trabalhar com as comunidades de prática exercendo sobre elas um canal oficial de comando, serviços, responsabilidades, determinações legais, maior rapidez nos processos, busca de competências, habilidades e atitudes, educação corporativa, aprendizagem organizacional e investimentos no capital social da organização. Utilizei este termos pela primeira vez em março de 2011, numa palestra para empresários locais no Sul do país.
Depois, pesquisando na Internet não encontrei nenhuma incidência que pudesse esclarecer melhor o termo. Mas em linhas gerais, é colocar na nuvem da organização, indivíduos, com poder para tomada de decisão, agilizando e alterando substancialmente a velocidade com que a empresa se flexiona diante dos desafios.
Sua existência é fundamental para não permitir que os grupos informais se constituam de forma desordenada, natural, mas que possam ter seus espaços ampliados, recursos disponíveis e solicitações atendidas. Também é de suma importância que os TIMES INFORMAIS não deixem que os grupos informais se acabem nas organizações, promovendo sempre para que eles encontrem espaços para se desenvolverem. Para isso os TIMES INFORMAIS investem em espaços de criação do conhecimento através de prerrogativas como espaços de arte, esporte, lazer, preocupação com o físico, incentivos a educação formal, bibliotecas contendo a literatura da organização, desenvolvimento de trabalhos intelectuais para participação em feiras e congressos.
Onde podemos observar a existência de TIMES INFORMAIS, que possam desenvolver atividades de extrema relevância:
Conflitos no sistema de informações e no fluxo de processos nas interconexões entre as estruturas formais e informais;
Tipologias de redes formais e informais – redes de confiança e redes de trabalho;
Departamentalização das informações – buscando maior agilidade ao fluxo de informações, dados, produção, contatos com clientes, contatos com fornecedores;
Visão integradora, sistêmica, observância aos preceitos da qualidade e das normatizações;
As organizações em geral são eficientes em lidar com os problemas previstos por que estão preparadas para estas ocorrências. Mas são os problemas não previstos que os TIMES INFORMAIS encontram sua melhor atuação por serem de natureza adaptativa e com extrema rapidez e eficiência conseguem visualizar os problemas da totalidade para o particular, buscando solucionar num menor tempo possível e com a maior eficiência desejada, graças às qualidades encontradas nos TIMES INFORMAIS.
MODELO SECI & CLOUD GROUPWARE
A Espiral do Conhecimento pode ser entendida e potencializada pelos TIMES INFORMAIS, nos quatro momentos do modelo, a saber:
SOCIALIZAÇÃO – A criação dos TIMES INFORMAIS é uma tarefa árdua, interdisciplinar, e seus elementos possuem alto índice de articulação e propagação na tomada de decisão. Como seus componentes são constituídos de indivíduos que exercem suas funções naturais, mas que estão atentos a formação dos grupos informais e em alguns casos, fazem parte desses grupos informais.
As escolhas dos indivíduos para pertencer ao quadro dos TIMES INFORMAIS são naturalmente líderes, formação interdisciplinar, forte empenho no trabalho em grupo, conhecimento da organização, competências, habilidades e atitudes consideradas fundamentais para o exercício do trabalho a ser desempenhado.
As organizações que não possuem TIMES INFORMAIS tendem a depender da velocidade dos grupos informais em fornecer as informações pelos canais da estrutura organizacional que, em geral, são mais lentos, burocráticos e alguns casos inoperantes. Com as existências dos TIMES INFORMAIS, seus elementos estão atentos a socialização na organização percebe as áreas de crescimento e criação do conhecimento e desenvolvem projetos para reflorestamento nestas áreas.
Possui a sensibilidade de captar qualidades humanas na estrutura e preparar indivíduos para assumirem postos mais elevados, colocando-os em estudo permanente da educação corporativa, da aprendizagem organizacional e da formação individual acadêmica. Os elementos dos TIMES INFORMAIS observam, antevê, preconiza, delibera, em regime integral embora exerça outras funções na organização.
EXETERNALIZAÇÃO – Neste momento em que os grupos informais recebem as informações dos indivíduos, as comunidades de prática são responsáveis em trabalhar a informação de tal maneira que possam ser úteis para a organização. Estas ações vão contribuir para o surgimento de novos conhecimentos explícitos.
Com a participação dos TIMES INFORMAIS, as comunidades de prática encontram maior sinergia e rapidez na tomada de decisões provenientes dos comportamentos e ações dos grupos formais. A aprendizagem organizacional começa exatamente no momento em que as comunidades de prática recebem a informação dos indivíduos e leva para os TIMES INFORMAIS construírem novas propostas de conhecimento explícito.
A função primordial dos TIMES INFORMAIS é a reorganização da cultura empresarial e para isso seus elementos estão direcionados em todos os seus atos e participações. Ao externalizar os indivíduos expõem suas preocupações com os seus níveis de aprendizado e permitem diagnosticar o grau de interferência que os TIMES INFORMAIS deverão agir.
COMBINAÇÃO – A sinergia promovida pelas externalizações vai contribuir para que os TIMES INFORMAIS desenvolvam significados e gerem conhecimentos explícitos para o restante da organização.
O que vai diferenciar a organização que possui TIMES INFORMAIS daquelas que não possuem é a velocidade com que as informações circulam nos meios informais e que chegam até os pontos decisórios para deliberação de construções de novos conhecimentos explícitos. Quanto mais estes encontros forem promovidos e intensificados, maiores serão as chances de se estabelecer vínculos com os grupos informais tendo cada vez mais informações privilegiadas sobre as reais necessidades dos indivíduos nas organizações. Organizações que aprendem são aqueles que conseguem ouvir estas necessidades e transformá-las em conhecimento explícito para que toda a organização seja aculturada de forma mais homogênea possível.
INTERNALIZAÇÃO – É o processo que reinicializa o conhecimento tácito novamente nos indivíduos. Este processo acontece dentro dos indivíduos que sofreram ações de aprendizado e que agora precisam internalizar estas novas culturas e formar novo tecido de conhecimento tácito, promovendo assim nova interação dos indivíduos no meio.
O modelo SECI, com a Internalização, retorna ao início do processo quando os indivíduos estavam trocando experiências, isto é, conhecimento tácito, e construindo desejos e necessidades. Novamente os grupos informais levam estas informações às comunidades de prática e estas por sua vez traduzem para os TIMES INFORMAIS que transformam estes conhecimentos tácitos em novos conhecimentos explícitos, reorganizando e aculturando novamente a organização. Chamamos a isto, portanto de organizações que aprendem.